Votre entreprise est en pleine expansion. Pour accompagner sa croissance, vous envisagez de recruter un nouveau salarié. Trouver la perle rare n’est vraiment pas évident. Nous verrons dans un autre article comment la vidéo peut aussi vous aider dans ce challenge.
Revenons à l’intégration des nouveaux salariés. Une fois le contrat signé, votre objectif principal est de rassurer votre salarié dans son choix, de le former rapidement à vos méthodes et donc au final de le motiver dans ses nouvelles fonctions.
Les enjeux de l’intégration des nouveaux salariés
Sachez que l’intégration de cette nouvelle personne va occuper vos équipes actuelles pendant en moyenne 40 heures. C’est-à-dire plus d’une semaine complète à temps plein pour expliquer vos fonctionnements internes à votre nouveau collègue.
Avez-vous vraiment une semaine complète à lui consacrer ?
Non, alors c’est simple, votre nouveau salarié va perdre du temps à rechercher par lui-même les informations qui l’intéressent et dont il a besoin.
Soit il sollicitera à contre cœur ses collègues de peur de les gêner,
Soit il tâtonnera longtemps, seul, à trouver la bonne réponse.
Tout ce temps ne sera donc pas productif pour votre entreprise. Et le nouveau perdra très vite l’excitation de commencer une nouvelle aventure et ses illusions d’être dans une organisation efficace.
Voilà une intégration qui ne part pas du bon pied.
Pourtant la vidéo pourrait vous permettre d’accueillir efficacement vos nouveaux collègues, partager avec eux le fonctionnement de votre organisation et surtout leur permettre de retrouver facilement les informations importantes.
L’intégration idéale avec un cycle de vidéos
Maintenant imaginez que vous venez de trouver la perle rare. Vous avez débauché une personne avec les bonnes compétences et le bon état d’esprit pour venir renforcer vos équipes.
Le contrat est signé. Maintenant débute le préavis de départ de son job précédent.
Pendant plusieurs mois, cette personne sera loin de votre entreprise.
Ici vous pouvez déjà faire la différence pour maintenir son excitation de vous rejoindre.
Alors vous lui envoyé les vidéos suivantes à intervalles réguliers :
- La brand story de votre entreprise
- Un témoignage marquant d’un client
- La présentation de la zone géographique si la personne doit déménager
- Sa première journée dans l’entreprise
Chacune de ces vidéos sera bien sûr accompagnée d’un message personnel pour garder le contact.
Imaginez un peu l’état d’esprit de ce nouveau salarié lors de son premier jour. Il connait déjà bien l’entreprise dans laquelle il débute. Il sait comment va se passer la journée, sans stress.
Lorsqu’il arrive, son cycle de formation continue car l’entreprise investit sur lui.
Je crois que cette intégration sera plus efficace et motivante !
Quels sont les objectifs des vidéos d’accueil ?
Pour l’entreprise, le plus important est de partager sa culture, ses valeurs, son histoire et ses méthodes le plus rapidement possible avec les nouveaux arrivants.
Idéalement cette initiation doit être la même pour tous les nouveaux salariés afin d’avoir un socle commun partagé entre tous. Donc le moyen de transmettre ces connaissances doit être reproductible à l’identique pour chaque nouvelle recrue quels que soient le contexte et la période de l’année.
Quand on commence un nouveau job, nous sommes submergés d’informations les premiers temps. Puis lorsqu’on en a vraiment besoin, impossible de se souvenir en détail de celles importantes noyées au milieu de toutes les autres.
Alors le système d’accueil idéal devrait permettre aussi de retrouver facilement et rapidement les informations essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise quand on en a vraiment besoin. Sans solliciter et interrompre nos collègues qui ont sans aucun doute mieux à faire.
Les vidéos d’accueil atteignent tous ces objectifs et vous permettent de mettre en place un parcours de découverte et de montée en compétences dans votre entreprise.
Attention, ne poussez pas le curseur trop loin. Je ne conseille pas de mettre tous les nouveaux pendant 10 heures devant un écran sans aucun contact humain !
Au contraire, étoffer votre relation humaine avec votre nouveau collègue en lui donnant le temps qu’il faut en face à face, et économiser du temps sur les aspects plus techniques et procéduraux qui peuvent être pris en charge bien plus efficacement par une vidéo.
Quelles vidéos d’accueil devez-vous réaliser ?
Ici, c’est chacun son choix. Les vidéos que vous réaliserez seront aussi fonction de votre organisation.
En voici quelques unes pour vous donner des pistes de réflexion :
L’histoire de votre entreprise
Chaque entreprise est unique. Qui l’a créé ? Pourquoi ? Ces questions sont importantes et représentent les fondations de la culture d’entreprise. Il me semble intéressant de les partager avec les nouveaux arrivants pour les inscrire eux aussi dans cette histoire.
Les valeurs de votre entreprise
Normalement votre processus de recrutement a déjà dû les présenter aux candidats. Mais c’est je pense important de revenir dessus et pourquoi pas d’approfondir leur présentation au moment de l’accueil d’un nouveau collègue.
L’organisation de votre entreprise
Un trombinoscope c’est bien, mais une vidéo qui parcourt toute l’organisation de votre entreprise c’est mieux. Qui fait quoi et avec qui. La base pour intégrer plus facilement une équipe en place.
Les procédures urgentes à connaître dès le premier jour
Cette vidéo pourra expliquer au nouveau venu l’organisation type d’une journée dans votre entreprise : comment accéder à la cantine, où garer son véhicule, … Bien sûr, ici on retrouve la sécurité au travail c’est-à-dire les procédures d’évacuation d’urgence, les numéros d’urgence à connaître, voir plus si votre activité nécessite des équipements de protection individuelle (EPI) ou des procédures particulières d’accès à des zones à risques par exemple.
Vous pouvez aussi aborder la politique de sécurité informatique contre les risques de cybersécurité.
Les procédures internes à maîtriser
Ici on aura des vidéos utiles dans le temps pour connaître comment poser des congés, comment faire un achat de matériels ou quelle est la politique de gestion et de tri des déchets ou d’économie d’énergie dans votre entreprise.
Les procédures exceptionnelles
Là on parle de procédures rarement mises en œuvre mais essentielles si un événement particulier survient. Les vidéos sont justement très adaptées dans ce cas puisqu’elles permettent de conserver ces procédures bien plus longtemps que la mémoire des salariés ne le pourrait.
Cette liste est loin d’être exhaustive, et chaque entreprise trouvera sans doute d’autres vidéos à réaliser adaptées à ses particularités.
La forme de ces vidéos pourra être très différente de l’une à l’autre. Autant l’histoire et les valeurs de l’entreprise seront très bien illustrées par une vidéo “brand story”, d’autres seront beaucoup plus pratiques et iront à l’essentiel dans un souci d’efficacité.
Dans tous les cas, l’important est de créer ces vidéos et surtout de les partager facilement entre tous. Alors mettez en place un système de stockage et de partage des vidéos. A minima un répertoire de stockage avec des noms de répertoires explicites. Ou bien mieux un blog sur l’intranet de l’entreprise qui permet de relier les vidéos les unes avec les autres en fonction des thèmes traités.
Tout le monde doit pouvoir y accéder facilement pour retrouver l’information qu’il cherche.
Pourquoi ne pas construire un vrai parcours d’accueil avec des vidéos à regarder jour après jour les premières semaines. Cela pourrait vraiment accompagner le nouveau salarié dans sa découverte de sa nouvelle entreprise. Cela me semble vraiment pertinent.
En conclusion, les vidéos d’accueil sont l’avenir de vos équipes
Voilà avec cet ensemble de vidéos d’accueil vous serez en mesure d’intégrer rapidement et efficacement vos nouveaux embauchés.
Je vous le répète, la vidéo est une solution professionnelle et efficace. Mais elle ne remplace pas les relations humaines. Alors déléguez les aspects répétitifs de l’accueil à la vidéo, et investissez dans la construction du lien entre vous.
Avec cette stratégie, vous projetez une image humaine, moderne, efficace et professionnelle de votre entreprise pour motiver vos nouveaux salariés à donner le meilleur d’eux-mêmes.